Privatlivs- og cookiepolitik

 

Senest opdateret: 16. juli 2026

Hos Nordic Køleservice ApS passer vi godt på dine personoplysninger. I denne privatlivs- og cookiepolitik kan du læse, hvilke oplysninger vi indsamler, hvorfor vi behandler dem, hvor længe vi opbevarer dem, og hvilke rettigheder du har.

Politikken gælder for brugen af hjemmesiden www.nordic-cool.dk, herunder vores kontaktformular, serviceberegner, loginområde og øvrige digitale funktioner.

1. Dataansvarlig

Nordic Køleservice ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager gennem hjemmesiden eller i forbindelse med en henvendelse til os.

Nordic Køleservice ApS
Sletten 2A
8543 Hornslet
CVR-nr.: 26212723
Telefon: 87 41 64 44
E-mail: info@nordic-cool.dk

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Vi behandler kun de oplysninger, der er nødvendige for at besvare din henvendelse, beregne en pris, levere vores ydelser, administrere et kundeforhold eller drive hjemmesiden.

Afhængigt af hvordan du bruger hjemmesiden, kan vi behandle følgende oplysninger:

Kontaktoplysninger

Når du kontakter os gennem kontaktformularen, via e-mail eller telefon, kan vi behandle:

• Navn

• Virksomhedsnavn

• E-mailadresse

• Telefonnummer

• Emne og indholdet af din henvendelse

• Andre oplysninger, som du selv vælger at sende til os

Vi beder dig om ikke at sende følsomme personoplysninger gennem hjemmesidens formularer.

Oplysninger fra serviceberegneren

Når du anvender vores beregner til serviceaftaler, kan vi behandle:

• Virksomhedsnavn

• Navn

• E-mailadresse

• Telefonnummer

• Antal og typer af køle-, frost-, klima-, vandkøle- og varmepumpeanlæg

• Den beregnede vejledende pris

• Dato og tidspunkt for beregningen

• Eventuel efterfølgende korrespondance om beregningen

Oplysningerne anvendes til at gennemføre beregningen, sende resultatet til dig og kontakte dig om den beregning eller serviceaftale, du har anmodet om.

En beregning er vejledende og er ikke i sig selv et bindende tilbud eller en aftale.

Kunde- og aftaleoplysninger

Hvis du bliver kunde hos os, kan vi blandt andet behandle:

• Navn og kontaktoplysninger

• Virksomhedsoplysninger

• Faktureringsoplysninger

• Kundehistorik

• Tilbud, ordrer og aftaler

• Oplysninger om installationer og tekniske anlæg

• Anlægsnumre, serienumre og lokationer

• Service-, reparations- og vedligeholdelseshistorik

• Servicerapporter, kontrolrapporter og dokumentation

• Korrespondance og aftaler med kontaktpersoner

• Oplysninger, der er nødvendige for bogføring og dokumentation

Login og kundeportal

Hvis du opretter eller får adgang til en brugerkonto eller kundeportal, kan vi behandle:

• Navn

• E-mailadresse

• Login- og kontooplysninger

• Virksomhedstilknytning

• Tidspunkt for login og tekniske sikkerhedsoplysninger

• Dokumenter og oplysninger, som er tilgængelige gennem kundeportalen

• Oplysninger om de anlæg og serviceydelser, der er knyttet til kunden

Adgangskoder opbevares og håndteres gennem den tekniske platform og bør ikke kunne læses direkte af Nordic Køleservice.

Du er ansvarlig for at holde dine loginoplysninger fortrolige og kontakte os, hvis du mener, at andre har fået adgang til din konto.

Tekniske oplysninger og oplysninger om brug af hjemmesiden

Når du besøger hjemmesiden, kan der afhængigt af dit cookievalg blive indsamlet:

• IP-adresse

• Browsertype

• Enhedstype og operativsystem

• Skærmstørrelse og sprogindstillinger

• Besøgte sider og funktioner

• Dato og tidspunkt for besøget

• Henvisende hjemmeside

• Cookie-ID og lignende onlineidentifikatorer

• Oplysninger om fejl, sikkerhed og teknisk drift

Nødvendige tekniske oplysninger kan behandles uden samtykke, når det er nødvendigt for at vise hjemmesiden, opretholde sikkerheden og levere en funktion, du har bedt om.

Statistik- og markedsføringscookies anvendes kun i det omfang, du har givet samtykke gennem hjemmesidens cookiebanner.

3. Formål og behandlingsgrundlag

Vi behandler personoplysninger til følgende formål:

Besvarelse af henvendelser

Vi behandler dine oplysninger for at kunne besvare spørgsmål, yde rådgivning, udarbejde tilbud og følge op på en konkret henvendelse.

Behandlingen sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når behandlingen er nødvendig for at tage skridt på din anmodning før indgåelse af en aftale.

I andre tilfælde sker behandlingen efter artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at kunne besvare relevante henvendelser og kommunikere med potentielle kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

Serviceberegner

Vi behandler oplysninger fra beregneren for at:

• Foretage den ønskede beregning

• Sende beregningen til den angivne e-mailadresse

• Kontrollere og dokumentere beregningen

• Kontakte dig om den beregnede serviceaftale

• Udarbejde et konkret tilbud, hvis du ønsker det

Behandlingen sker efter artikel 6, stk. 1, litra b, fordi den foretages på din anmodning med henblik på en mulig aftale.

Vi anvender ikke dine oplysninger fra beregneren til nyhedsbreve eller anden elektronisk markedsføring, medmindre du særskilt har givet samtykke til dette.

Levering af service og andre ydelser

Når du er kunde, behandler vi dine oplysninger for at:

• Oprette og administrere kundeforholdet

• Levere, installere, servicere og reparere anlæg

• Planlægge servicebesøg

• Udarbejde servicerapporter og anden dokumentation

• Administrere serviceaftaler

• Fakturere vores arbejde

• Håndtere reklamationer, garantier og eventuelle tvister

• Overholde lovmæssige dokumentationskrav

Behandlingen sker efter artikel 6, stk. 1, litra b, fordi den er nødvendig for at opfylde en aftale.

Hvor vi er retligt forpligtede til at opbevare eller videregive oplysninger, sker behandlingen efter artikel 6, stk. 1, litra c.

Administration af kontaktpersoner hos erhvervskunder

Når vores kunde er en virksomhed eller organisation, kan vi behandle oplysninger om kundens medarbejdere og kontaktpersoner.

Behandlingen sker efter artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at administrere aftaler, udføre vores arbejde og kommunikere med kunden.

Kundeportal og brugerkonti

Oplysninger om brugerkonti og adgang til kundeportalen behandles for at kunne levere den ønskede adgang, vise relevante dokumenter og beskytte portalen mod uautoriseret adgang.

Behandlingen sker efter artikel 6, stk. 1, litra b, når portalen er en del af en aftale med kunden, eller artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at tilbyde en sikker digital kundeservice.

Hjemmesidens sikkerhed og drift

Tekniske oplysninger kan behandles for at:

• Levere hjemmesidens grundlæggende funktioner

• Forebygge misbrug, spam og sikkerhedshændelser

• Fejlsøge og sikre stabil drift

• Dokumentere samtykker og cookieindstillinger

Behandlingen sker efter artikel 6, stk. 1, litra f, på baggrund af vores legitime interesse i at drive en sikker og funktionel hjemmeside.

Statistik og markedsføring

Statistik- og markedsføringscookies anvendes kun efter dit samtykke.

Behandlingen sker efter artikel 6, stk. 1, litra a, og de gældende regler om cookies.

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit samtykke. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, inden samtykket blev trukket tilbage.

4. Modtagere og databehandlere

Vi kan overlade personoplysninger til leverandører, der hjælper os med at drive virksomheden og levere vores ydelser.

Det kan blandt andet være leverandører af:

• Hjemmeside, hosting og kundeportal

• E-mail og kommunikation

• IT-drift, datasikkerhed og backup

• CRM- og kundeadministrationssystemer

• Regnskabs- og faktureringssystemer

• Digital signering

• Analyse- og statistikværktøjer

• Annoncerings- og markedsføringsværktøjer

• Tekniske service- og overvågningssystemer

Vores hjemmeside er opbygget og hostet via Wix. Wix kan derfor behandle tekniske oplysninger og oplysninger, som indsendes gennem hjemmesidens funktioner, på vores vegne.

Databehandlere må kun behandle oplysninger efter vores instruks og skal beskytte oplysningerne på en passende måde.

Vi kan også videregive oplysninger til:

• Revisor, advokat og andre professionelle rådgivere

• Banker og betalingsformidlere

• Forsikringsselskaber

• Leverandører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for at udføre en aftalt opgave

• Offentlige myndigheder, når vi er retligt forpligtede til det

• Politi eller andre relevante myndigheder ved mistanke om strafbare forhold

Vi sælger ikke personoplysninger.

5. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af vores IT- og systemleverandører kan behandle eller opbevare oplysninger i lande uden for EU/EØS, herunder USA.

Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sørger vi for, at der er et gyldigt overførselsgrundlag. Det kan eksempelvis være:

• En afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau

• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser

• EU-U.S. Data Privacy Framework, når den pågældende amerikanske modtager er certificeret

• Andre lovlige sikkerhedsforanstaltninger efter databeskyttelsesreglerne

Du kan kontakte os, hvis du ønsker yderligere information om overførselsgrundlaget for en konkret leverandør.

6. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?

Vi opbevarer ikke personoplysninger længere, end det er nødvendigt til det formål, som oplysningerne blev indsamlet til.

Som udgangspunkt anvender vi følgende opbevaringsperioder:

Kontaktformularer og almindelige henvendelser

Henvendelser, der ikke fører til et tilbud, kundeforhold eller anden aftale, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter, at henvendelsen er afsluttet.

Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at dokumentere væsentlig rådgivning, aftaler eller hændelser.

Serviceberegninger

Oplysninger fra en serviceberegning, som ikke fører til et kundeforhold, slettes som udgangspunkt senest 12 måneder efter beregningen eller den seneste kontakt.

Hvis beregningen fører til et tilbud eller en aftale, opbevares oplysningerne sammen med den øvrige kunde- og aftaledokumentation.

Tilbud

Tilbud, som ikke accepteres, opbevares som udgangspunkt i op til 24 måneder efter tilbuddets udløb eller den seneste kontakt.

Tilbud kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at dokumentere et længerevarende projektforløb eller en konkret tvist.

Kunde- og servicedokumentation

Oplysninger om kunder, anlæg, servicebesøg, reparationer, aftaler og teknisk dokumentation opbevares, så længe kundeforholdet består.

Efter kundeforholdets ophør opbevares oplysningerne som udgangspunkt i op til fem år, medmindre der er et dokumenteret behov eller et lovkrav om længere opbevaring.

Visse tekniske oplysninger og servicedokumenter kan opbevares længere, hvis de er nødvendige af hensyn til sikkerhed, myndighedskrav, anlæggets historik, garanti, reklamation eller mulige retskrav.

Regnskabsmateriale

Oplysninger, der indgår i regnskabsmateriale, opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Brugerkonti

Oplysninger om en brugerkonto opbevares, så længe kontoen eller det tilknyttede kundeforhold er aktivt.

Når adgangen ikke længere er nødvendig, lukkes eller slettes kontoen. Oplysninger, der også indgår i kunde-, service- eller regnskabsdokumentation, kan fortsat opbevares efter de perioder, der er beskrevet ovenfor.

Cookies

Cookies opbevares i den periode, der fremgår af hjemmesidens aktuelle cookieoversigt. Nogle cookies slettes, når browseren lukkes, mens andre gemmes i en bestemt periode.

Du kan til enhver tid slette cookies gennem indstillingerne i din browser.

7. Cookies

En cookie er en lille tekstfil, der gemmes på din computer, tablet eller telefon, når du besøger en hjemmeside.

Cookies kan blandt andet bruges til at få hjemmesiden til at fungere, huske dine valg, måle brugen af hjemmesiden og vise relevant markedsføring.

Vi kan anvende følgende kategorier af cookies:

Nødvendige cookies

Nødvendige cookies bruges til hjemmesidens grundlæggende funktioner, sikkerhed, formularer, login, samtykkestyring og stabil drift.

Disse cookies kan som udgangspunkt ikke fravælges, fordi hjemmesiden ellers ikke fungerer korrekt.

Funktionelle cookies

Funktionelle cookies kan bruges til at huske valg og indstillinger og til at give en mere personlig brugeroplevelse.

De anvendes kun, når det krævede samtykke er givet.

Statistikcookies

Statistikcookies hjælper os med at forstå, hvordan besøgende bruger hjemmesiden, eksempelvis hvilke sider der besøges, og om der opstår tekniske problemer.

Oplysningerne bruges til at forbedre hjemmesidens indhold, struktur og funktioner.

Statistikcookies placeres kun, hvis du har givet samtykke.

Markedsføringscookies

Markedsføringscookies kan bruges til at måle effekten af annoncering og til at vise annoncer, der er mere relevante for den enkelte bruger.

Markedsføringscookies placeres kun, hvis du har givet samtykke.

8. Cookieoversigt og ændring af samtykke

Når du besøger hjemmesiden første gang, bliver du præsenteret for et cookiebanner, hvor du kan acceptere eller afvise de forskellige typer af cookies.

Nødvendige cookies kan anvendes uden samtykke. Andre cookies aktiveres først, når du har givet samtykke.

Den aktuelle cookieoversigt i cookiebanneret viser blandt andet:

• Navnet på den enkelte cookie

• Udbyderen

• Formålet

• Cookiens varighed

• Hvilken kategori cookien tilhører

Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dit cookiesamtykke via hjemmesidens cookieindstillinger.

Du kan også blokere eller slette cookies gennem indstillingerne i din browser. Hvis du blokerer alle cookies, kan visse funktioner på hjemmesiden muligvis ikke anvendes.

9. Links og sociale medier

Hjemmesiden kan indeholde links til eksterne hjemmesider og sociale medier, eksempelvis LinkedIn og Facebook.

Når du klikker på et eksternt link, forlader du vores hjemmeside. Den eksterne udbyder er selv ansvarlig for den behandling af personoplysninger, der sker på den pågældende hjemmeside.

Vi anbefaler, at du læser privatlivspolitikken hos den eksterne udbyder.

10. Automatiske afgørelser og profilering

Vi træffer ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning for dig alene på baggrund af automatisk behandling.

Serviceberegneren foretager en automatisk vejledende prisberegning ud fra de oplysninger om anlæg, som du indtaster. Beregningen er alene vejledende og udgør ikke en bindende afgørelse eller et bindende tilbud.

11. Sikkerhed

Vi har truffet relevante tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod:

• Uautoriseret adgang

• Hændelig eller ulovlig sletning

• Tab og ændring

• Misbrug

• Offentliggørelse

• Anden behandling i strid med databeskyttelsesreglerne

Adgangen til personoplysninger begrænses til medarbejdere og leverandører, der har et arbejdsbetinget behov for oplysningerne.

Ingen elektronisk kommunikation eller datalagring kan garanteres at være fuldstændig sikker. Du bør derfor undlade at sende fortrolige eller følsomme oplysninger gennem almindelig e-mail eller hjemmesidens kontaktformular uden forudgående aftale.

12. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Rettighederne afhænger af omstændighederne og det konkrete behandlingsgrundlag.

Du kan have ret til:

• At få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig

• At få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet

• At få personoplysninger slettet

• At få behandlingen begrænset

• At gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af en legitim interesse

• At modtage visse oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format

• At få oplysninger overført til en anden dataansvarlig, hvor reglerne om dataportabilitet gælder

• At tilbagekalde et samtykke

• At gøre indsigelse mod direkte markedsføring

Retten til sletning er ikke ubetinget. Vi kan eksempelvis være forpligtede til fortsat at opbevare oplysninger på grund af bogføringsregler, myndighedskrav eller behovet for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav.

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på:

info@nordic-cool.dk

Vi kan bede dig om yderligere oplysninger for at sikre, at vi udleverer eller ændrer oplysninger om den rigtige person.

13. Klage til Datatilsynet

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Du kan finde Datatilsynets aktuelle kontaktoplysninger og klagevejledning på www.datatilsynet.dk.

Vi anbefaler, at du først kontakter os, så vi får mulighed for at undersøge og besvare din henvendelse.

14. Ændringer i politikken

Vi kan opdatere denne privatlivs- og cookiepolitik, hvis vi ændrer vores behandling af personoplysninger, tager nye systemer i brug eller som følge af ændringer i lovgivningen.

Den seneste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden. Datoen øverst i politikken viser, hvornår den senest er opdateret.